من السهل أن تتراكم رسائل البريد الإلكتروني في علبة جيميل لتصبح عبارة عن فوضى تجعل التركيز على الرسائل المهمة أمرا مستحيلاً.
لحسن الحظ، هناك خطوات بسيطة تمكنك من تجنب هذه المعاناة وجعل حياتك على الانترنت أكثر تنظيما وإنتاجية.
إليك 10 نصائح لتنظيف وتنظيم علبة رسائل جيميل
ما هي الرسائل المهمة بالنسبة لك؟
يمكنك اختيار الرسائل التي تظهرها عند فتح جيميل من خلال التوجه إلى الإعدادات ثم اختيار Inbox ثم الضغط على Inbox type واختيار ما تريد إظهاره:
عند اختيار Unread first مثلا، ستظهر العلبة كالتالي:
التبويبات:
يمكنك جيميل من ترتيب رسائلك بحسب نوعها ومواضيعها لتستطيع الوصول إليها بسرعة.
هناك عدة تبويبات كـ:
- Primary للرسائل المهمة التي تصلك بشكل مباشر من شخص أو شركة ما.
- Social للرسائل المتعلقة بشبكات التواصل الاجتماعي.
- Promotions للرسائل الإشهارية التي تصلك من القوائم البريدية التي اشتركت فيها.
- Updates للرسائل المتعلقة بتحديثات حساباتك على مختلف الخدمات.
يمكنك الاختيار بين التبويبات التي تريد إظهارها من خلال قائمة الإعدادات السابقة كالتالي:
تعليم الرسائل المهمة:
من خلال نفس القائمة السابقة، يمكنك تفعيل ميزة إظهار علامة بجانب الرسائل المهمة كالتالي:
ملاحظة: الرسائل المهمة يتم التعرف عليها من خلال طريقة تعاملك مع الرسائل السابقة.
الفلاتر
إحد أهم المزايا في جيميل وهي قوية للغاية وتسمح لك بنقل طريقة استخدامك لهذه الخدمة إلى مستوى آخر تماما!
الفلاتر هي عبارة عن قواعد تقوم بإنشائها ويتم تطبيقها على الرسائل التي تتوصل بها.
يمكنك مثلا تعليم الرسائل التي تصلك من قائمة بريدية ما على أنها مقروءة فور وصولها ودون الحاجة إلى فتحها يدويا. يمكنك أيضا تحويل الرسائل التي تحتوي على كلمات معينة إلى شخص آخر بشكل تلقائي…
لاستخدام هذه الميزة نقوم بفتح الإعدادات ثم نختار Filters and Blocked Addresses:
نضغط بعدها على Create a new filter في الأسفل ثم نقوم بإدخال شروط ونتائج القاعدة:
استخدام الوسوم
إحدى أفضل الطرق لتنظيم رسائلك هي وسمها بوسوم خاصة بحسب محتواها ونوعها.
يمكنك إنشاء عدد لا محدود من الوسوم وتلوينها كما تريد:
يمكنك إنشاء وسم جديد من خلال القائمة الجانبية:
عندما تريد إضافة الوسم إلى الرسالة يمكنك القيام بذلك يدويا من خلال جرّ الرسالة إلى الوسم أو تلقائيا من خلال إنشاء قاعدة خاصة بذلك كما شرحنا في النقطة السابقة.
استخدام الكلمات المفتاحية
عندما تريد البحث عن رسائل قديمة، ستتمنى لو أنها تحتوي على كلمات مفتاحية يمكنك استخدامها في عملية البحث بالنظر إلى أن العملية ستصبح أسهل بكثير.
للأسف لا توجد ميزة لإضافة هذه الكلمات بشكل افتراضي إلاّ أن هناك حلاّ بسيطا يمكنك من القيام بذلك.
الحلّ هو تحويل الرسائل (Forward) إلى نفسك ثم إضافة كلمات مفتاحية في أعلاها وتذكر هذه الكلمات لاستعمالها عندما تريد البحث.
أرشفة الرسائل غير المهمة
قد تجد أن علبة الواردات لديك مليئة بآلاف الرسائل القديمة والتي لا حاجة لك بها.
الحلّ الأمثل للتعامل مع حالة كهذه هو أرشفة هذه الرسائل!
الأرشفة خيار ممتاز لأنها لا تحذف الرسائل نهائيا وفي نفس الوقت تخفيها من أمامك.
طريقة أرشفة الرسائل سهلة ويمكنك القيام بها دون فتح الرسالة من خلال تمرير سهم الفأرة من فوقها والضغط على زر الأرشفة:
المظهر العام لعلبة الرسائل
يمكنك جيميل من التحكم في الشكل العام لعلبة الرسائل والاختيار بين ثلاثة أشكال:
- Default وهي طريقة الإظهار الافتراضية وتظهر معها أنواع الملفات المرفقة في كل رسالة.
- Comfortable وهو الوضع المريح الذي يظهر لك عدد أقل من الرسائل دون إظهار نوع الملفات المرفقة.
- Compact الوضع المضغوط الذي يظهر عدد أكبر من الرسائل في مساحة صغيرة.
هامّ: مع وصول التحديث الجديد أصبحت هذه الميزة تسمى بـ Display density.
إلغاء الاشتراك من القوائم التي لا تهمك
أغلب الرسائل في علبتك يكون مصدرها هو القوائم البريدية التي ترسل عشرات الرسائل كلّ شهر!
بعض هذه الرسائل قد تهمك في حين أن البعض الآخر يكون مصدر إزعاج فقط.
من الآن فصاعدا، قم بإلغاء الاشتراك من أي قائمة بريدية مزعجة فور توصلك برسالتها.
لا تستخدم البريد الإلكتروني إلاّ للضرورة
البريد الإلكتروني غير صالح للدردشة وبالتالي تجنب استخدامه لهذا الغرض.
من جهة أخرى، إذا كنت تعتمد على البريد الإلكتروني في التراسل مع زملاء الفريق، اقترح عليهم الانتقال إلى خدمات صممت خصّيصا لفرق العمل مثل Slack وغيرها…
