حفظ مصنف Excel كملف PDF قد تبدو عملية سهلة، لكنها في الحقيقة مربكة نوعاً ما وغالباً ما يبدو الملف النهائي مختلفاً عن الطريقة التي تريد تقديمه بها.
غالبًا نحن لا نتعامل مع جداول البيانات في إكسل على أنها مستندات ذات حدود وصفحات وهوامش، لكن حينما يتعلق الأمر بتحويل هذه الملفات إلى مستندات PDF يُمكن قراءتها أو طباعتها أو توزيعها على الآخرين، فهناك عدة معايير يجب أن تأخذها بالحسبان، حيث يجب أن يكون الملف قابلاً للقراءة بدون أعمدة عشوائية في الصفحات الأخرى أو أحجام خلايا صغيرة جداً بحيث لا يُمكن قراءتها.
لذا إليك الخطوات الصحيحة لكيفية حفظ مصنف إكسل Excel كملف PDF قابل للقراءة مع الحفاظ على طريقة عرض البيانات في المنصف الأصلي.
الخطوة الأولى: إعداد الصفحة
انتقل إلى تبويب تخطيط الصفحة Page Setup وسترى عدة خيارات ضمن هذا القسم تتضمن:
الهوامش Margins: حجم المسافة البيضاء بين حافة المستند والخلية الأولى
الاتجاه Orientation: سواء كنت تريد أن يكون الملف النهائي في وضع أفقي أو عمودي
الحجم Size: حجم الصفحة للمستند النهائي
تعمل هذه الخيارات في الغالب بنفس الطريقة التي تعمل بها في مستند وورد، لذا قم بتعيينها بناءً على الطريقة التي تريد أن يبدو بها ملف PDF النهائي.
لاحظ أن معظم جداول بيانات Excel أكثر قابلية للقراءة في الاتجاه الأفقي منها في الاتجاه الرأسي، إلا إذا كان المستند يحتوي على عدد قليل جداً من الأعمدة.
في الغالب الأوراق التي يتم حفظها في الوضع الرأسي تحتوي على أعمدة تقع خارج منطقة الطباعة النهائية، مما قد يجعل من الصعب التنقل في المستند وقراءته.
الخطوة الثانية: تحديد منطقة الطباعة والملاءمة
بعد ذلك، تحتاج إلى تحديد المنطقة التي سيتم تحويلها إلى ملف PDF، بالإضافة إلى تحديد عدد الصفوف والأعمدة في كل صفحة.
1- لتحديد المنطقة قم باستخدام النقر والسحب لتحديد كل الخلايا التي تريدها في المستند.
2- بعد ذلك، انتقل إلى تخطيط الصفحة> منطقة الطباعة> تعيين ناحية الطباعة.
3- سيؤدي ذلك إلى إنشاء خط رمادي رفيع حول المنطقة التي ستتم طباعتها بالكامل.
4- عند إنشاء ملف PDF الخاص بك، لن يتم تضمين أي شيء خارج هذه المنطقة.
وعلى غرار مايكروسوفت وورد، يمكنك أيضًا إنشاء فواصل صفحات لتقسيم جداول مختلفة. يمكن أن تكون فواصل الصفحات أفقية ورأسية.
1- انتقل إلى الخلية التي تريد وضع فاصل صفحات عندها، وانقر فوق علامة التبويب “تخطيط الصفحة”، وحدد إعداد الصفحة> فواصل> إدراج فاصل صفحات.
2- شيء مهم آخر يجب القيام به هو تحديد خيار تغيير الحجم بغرض الموائمة Scale to Fit، حيث سترى ثلاثة خيارات وهي العرض والطول وتغيير الحجم.
يسمح لك خياري العرض والطول بتعيين عدد الصفحات التي ستظهر فيها صفوف أو أعمدة الجدول الخاص بك. على سبيل المثال، إذا كان لديك الكثير من الصفوف، وبضعة أعمدة فقط، فإن تعيين العرض على صفحة واحدة يعد مثاليًا. أما تغيير الحجم، سيحدد الحجم الكلي لمنطقة الطباعة بأكملها.
الخطوة الثالثة
القائمة الأخيرة التي يجب الانتباه إليها هي خيارات الورقة، وهي تحتوي على الإعدادات التي تؤثر على مظهر الورقة المطبوعة النهائية.
للوصول إلى خيارات الورقة الكاملة، اذهب إلى تخطيط الصفحة ومن تبويب خيارات الورقة، اضغط على السهم الصغير الموجود في الركن السفلي.
فيما يلي نظرة عامة على التخصيصات المختلفة التي يمكنك إجراؤها في هذه القائمة:
طباعة العناوين: يُمكنك تجميد صفوف وأعمدة معينة من الورقة في مكانها بحيث تظهر في كل صفحة.
خطوط الشبكة: يتيح لك هذا تعيين ما إذا كنت تريد إظهار خطوط الشبكة أم لا، وهي الخطوط بين الخلايا التي تظهر عندما لا يوجد حد مرسوم عليها.
رؤوس الصفوف والأعمدة: يتيح لك ذلك عرض العناوين، وهي التسميات الأبجدية الثابتة A,B,C والرقمية 1,2,3 على المحور السيني والمحور الصادي لجداول بيانات Excel.
في هذه القائمة، يمكنك الانتقال إلى شاشة “معاينة قبل الطباعة”، حيث يمكنك الحصول على لمحة عن المستند النهائي، أو يُمكنك القيام بذلك من خلال الضغط على Ctrl+P من لوحة المفاتيح.
الخطوة الأخيرة: الحفظ أو الطباعة كملف PDF
مع تنسيق المستند بشكل صحيح وتجهيزه بالكامل، هناك طريقتان يمكنك من خلالهما إنشاء ملف PDF.
1- لحفظ الملف بتنسيق PDF في Excel، اذهب إلى ملف ثم حفظ باسم واختر مكان الحفظ ثم اختر اسم الملف ومن القائمة المنسدلة حدد ملف PDF.
2- يُمكنك أيضاً الانتقال إلى ملف ثم تصدير ثم النقر على إنشاء XPS / PDF.
من هنا، ستتوفر لديك خيارات إضافية للتحكم في الملف وتحدد حجمه وجودته النهائية. ولتحديد المنطقة المراد حفظها أو طباعتها اضغط على خيارات قبل عملية حفظ الملف وسيظهر لك التالي:
التحديد: وذلك في حال أردت حفظ أو طباعة الخلايا الحالية التي حددتها
الأوراق النشطة: وذلك في حال أردت حفظ أو طباعة الورقة الحالية التي أنت فيها
المصنف بأكمله: يقوم بحفظ جميع المصنفات الموجودة في الملف الحالي الذي تعمل عليه
الجدول: جدول محدد قمت بإنشائه عبر إكسل.
يمكنك أيضًا اختيار تجاهل منطقة الطباعة التي قمت بتعيينها بالكامل.
بهذا تكون قد انتهيت من إعداد ملف إكسل وحفظه كملف PDF بطريقة ناجحة مع العلم أن لدى مايكروسوفت طابعة PDF مدمجة تسمى Microsoft Print to PDF والتي يمكنك تحديدها من القائمة المنسدلة للطباعة.
تابع حساب موقع أبو عمر التقني على تويتر للحصول على شروحات دورية
