يُعد تنظيم رحلات العمل أمراً صعباً خصوصاً عند اصطحاب فريق العمل للسفر لأكثر من دولة حول العالم، حيث يجب حجز رحلات الطيران، وترتيب أماكن الإقامة، بالإضافة الى قائمة لا حصر لها من الرسوم والمسؤوليات الإضافية التي ينبغي الاهتمام بها. هذه الترتيبات تقودنا الى أسئلة أخرى يجب الاجابة عنها مثل، هل نسافر على متن طائرة رجال الأعمال؟ وما هي الميزانية المرصودة للإقامة؟
وعلى الرغم من أن رحلات الشركة قد تكون ممتعة لفريق العمل، إلا أن هذه الرحلات يجب أن تكون فرصة لتوسيع شبكة معارفك بالإضافة الى رفع صورة الشركة وصنع ذكريات لا تنسى وخلق فرص تجارية جديدة.
يُعرف النظام الذي تضعه الشركة للتحكم في رحلات الأعمال باسم إدارة السفر، ويستلزم هذا النظام تنظيم الأوراق اللازمة ومتطلبات الموافقة والترتيب والحجز والتتبع والدفع مقابل كل ما هو مطلوب لرحلة عمل.
يذهب العديد من المسافرين في رحلات العمل بتوقعات معينة، لكن أغلب الشركات تهدف إلى خفض النفقات وتعزيز العائد على الاستثمار لرحلات العمل في نفس الوقت، وبالتالي يمكن أن يساعدك العمل من خلال برنامج إدارة السفر الحالي أو إدارة برنامج للسفر في تحقيق ذلك، وإليك أهم العوامل التي يجب مراعتها لضبط برنامج السفر.
سياسة السفر
هي ببساطة مجموعة من الإجراءات والمبادئ التوجيهية التي تحكم كيفية عمل الموظفين خلال رحلات الأعمال مثل الموافقة والتخطيط و الإنفاق. عادة ما يتولى المدير المالي ومدير السفر مسؤولية تطوير قواعد الشركة ذات الصلة لهذه الحالات.
هذه القواعد عادةً ما تحدد ما إذا كان من الممكن لعضو من فريق العمل السفر في الدرجة الاقتصادية أو درجة الأعمال، بالإضافة الى تحديد عدد الأسابيع أو أيام العمل التي يجب أن يتم فيها حجز الرحلات مبكراً، وما إذا كان يجب على الموظفين اتخاذ احتياطات معينة عند السفر بمفردهم أم لا.
الميزانية
قد يكون السفر بغرض العمل مكلفًا بسبب أسعار تذاكر الطيران وتأجير السيارات والوجبات والإقامة في الفنادق و غيرها، وبالتالي يُمكن أن تزيد النفقات بشكل سريع. من الممكن تحديد نفقات السفر الأساسية التي يتم دفعها مسبقاً مثل الرحلات الجوية والإقامة بالاعتماد على سياسة عملك، لكن قد يضطر الفريق إلى دفع المصاريف اليومية مثل الوجبات وسيارات الأجرة من أموالهم أو باستخدام بطاقات ائتمانية تابعة للشركة.
لذا من المهم تحديد ميزانيات معقولة تمثل نفقات السفر إلى كل وجهة، سواءً عندما يدفع فريق العمل من حسابهم أو باستخدام بطاقات ائتمان تابعة للشركة. قد تؤدي الميزانيات المنخفضة إلى قلق الموظفين بشأن كل دولار يتم إنفاقه، مما يؤدي إلى تحويل انتباههم بعيدًا عن الأعمال الموكلة إليهم، ولو افترضنا أنه يتعين عليهم تجاوز الميزانية قليلاً، فسيكونون قلقين بشأن تقديم تقرير المصروفات وحرمانهم من السداد.
من ناحية أخرى، قد تتسبب الميزانيات المرتفعة في جعل الموظفين مرتاحين بشكل مفرط وقد يؤدي ذلك إلى زيادة الإنفاق. المفتاح هو تحقيق التوازن المناسب حتى يتمكن الموظفون من تحقيق أقصى استفادة من رحلتهم دون الحاجة إلى استخدام أموالهم الخاصة أو المخاطرة بالوقوع في المشاكل.
إجراءات الموافقة
تعد رحلات الأعمال أحد أكثر مجالات العمل تحديًا و التي يجب تبريرها و تحديد الغرض منها للمدير المالي، حيث يجب أن يتعاون مديرو السفر بشكل وثيق مع المديرين الماليين لضمان اتباع السياسات الداخلية وتحقيق المزايا طويلة الأجل، كما يجب على الشركات ابتكار طرق للموافقة على العروض أو رفضها بناءً على البيانات بدلاً من الافتراضات غير المنطقية.
البحث
عندما يتعلق الأمر بالحصول على العرض الأكثر إرضاءً، فإن عملية البحث هي أمر ضروري. ومع ذلك، فإن الكثير من الناس يقللون بشكل مفرط من الوقت المستغرق للعثور على أفضل خيارات النقل والإقامة خاصة عندما تكون التكلفة والجودة قيد الدراسة. وفي حال كنت تدير موظفًا واحدًا أو عشرة موظفين فضع في اعتبارك أن لديهم جميعًا مطالب مختلفة للوفاء بها، وبالتي قد تستغرق وقتًا طويلاً لمعرفة ذلك.
الدعم
يعد تحسين رضا أعضاء الفريق جانبًا مهمًا عند إدارة السفر الخاص بالشركات، لذلك ننصح بالتعامل مع شركة إدارة سفر تقدم الدعم على مدار 24 ساعة في اليوم، سبعة أيام في الأسبوع، 365 يومًا في السنة.
