يعتبر تطبيق Microsoft Planner جزء من حزمة Office 365 والذي يمكن استخدامه للتخطيط الشخصي والعمل الجماعي، ويتميز بواجهة مستخدم بسيطة تجعل التعامل معه من قبل المبتدئين أمر في غاية السهولة.
إن كان اشتراكك مدفوعاً في حزمة Office 365 من مايكروسوفت، سواء كان ذلك اشتراكًا شخصيًا أو ترخيصًا لشركتك، ستكتشف أن تطبيق Microsoft Planner يفوق ما تراه العين لما يحتويه من خصائص ومميزات كثيرة.
وفي هذا الموضوع، سنستعرض مجموعة من الميزات والنصائح والحيل التي تؤدي لتحويلك من شخص مبتدئ مع تطبيق Microsoft Planner إلى شخص يستخدمه باحتراف.
تحقيق أقصى استفادة من Microsoft Planner
تضمين رموز تعبيرية في عناوين المهام
في تطبيق Microsoft Planner يمكن تعيين عناوين للمهام باستخدام الحروف أو الأرقام. ولكن في بعض الأحيان تكون الرموز التعبيرية أفضل وسيلة للتمييز بين المهام المتعددة في لمح البصر.
كل ما تحتاج أن تفعله هو الضغط على العنوان لتعديله، ثم انقر على مفتاح Win و مفتاح النقطة (.) أو حرف الـ “ز” معًا لفتح نافذة الرموز التعبيرية (استخدم اختصار Command + Control + Space على جهاز ماك) ثم اختر الرموز التعبيرية التي تريد تضمينها في العنوان.
إضافة الرموز التعبيرية في العنوان أمر مفيد جدًا في حال وجود مهام مكرّرة أو المهام من نوع معين. فيمكنك أنّ ترى بصريًا نوع المهمة دون الحاجة إلى قراءة النص.
يمكن أيضًا إضافة الرموز التعبيرية إلى عناوين المجموعات (التي تشمل عددًا من المهام)، وهو أمر مفيد للخطط التي تحتوي على مجموعات لوظائف محددة، مثل التصميم الجرافيكي، والأوامر البرمجية، والاختبارات، وما إلى ذلك.
عرض المرفقات وقوائم المراجعة والملاحظات في المهام
تساعد إضافة الرموز التعبيرية إلى العناوين على توضيح الغرض من كل مهمة، ولكنها لا تساعد في إظهار مدى تقدم المهمة أو ما يجب القيام به.
لذلك، يمكن عرض أي مرفق أو قائمة تحقق أو نص ملاحظات قمت بإضافته إلى المهمة على اللوحة الرئيسية لتسهيل رؤية ما يحدث، أو ما يجب أن يجرى في لمح البصر.
كل ما تحتاج إلى فعله هو فتح المهمة داخل تطبيق Microsoft Planner ثم اختر “Show On Card” بجوار العنصر الذي تريد إظهاره على اللوحة.
يمكنك اختيار واحد فقط من الثلاثة، ولكن يمكنك تعديل اختيارك في أي وقت. وبمجرد تمكينه، سيكون مرئيًا على اللوحة فورًا.
نسخ مهمة واحدة أو خطة كاملة في Microsoft Planner
هل لديك مهمة واحدة وترغب في إعادة إنشائها ؟ ليس عليك بإعادة كتابة نفس المهمة عدة مرات، يمكنك فقط نسخها.
كل ما عليك هو فتح المهمة التي تريد نسخها، وانقر على رمز القائمة (…) في الجزء العلوي الأيسر ثم حدد زر “Copy Task”. وبعد ذلك، اختر عناصر المهمة التي تريد نسخها ثم انقر فوق “Copy”.
والآن لديك نسخة يمكنك استخدامها لإنشاء مهام جديدة. هذه طريقة رائعة للمهام المماثلة التي تحتاج إلى تعيينها لأشخاص مختلفين، سواء كانت مهمة بنفس التعليمات، مثل تنظيم اجتماع واحد مع رئيسك في العمل، أو مهمة يقوم بها شخص مختلف كل يوم.
وإن كنت تستخدم مجموعة كاملة من المهام المتشابهة بشكل متكرر – مثل مجموعة من المهام التي تقوم بها لكل مشروع، أو عدد محدّد من المهام الأسبوعية – يمكنك أيضًا نسخ خطة كاملة، بكل ما تشمله من مهام.
كل ما عليك هو النقر على زر القائمة (…) أعلى الخطة ثم اضغط على الزر “Copy Plan”. ستستخدم الخطة الجديدة نفس اسم الخطة الأساسية (المصدر) ولكن مسبوقة بعبارّة “Copy Of”.
والآن قم بتغييره إلى الاسم الذي تريده، واختر ما إذا كان سيكون متاحًا بشكل عام لأي شخص في مؤسستك، ثم انقر فوق “Copy Plan”.
بعد بضع ثوانٍ، ستكون خطتك الجديدة مرئية في قسم “Recent Plans” على الشريط الجانبي. ولكن لاحظ، سيتم نسخ كل شيء باستثناء ما يلي:
- وصف الخطة
- أعضاء الخطة
- حالة الخطة المفضلة
- مرفقات المهمة
- تعيينات المهام
- مدى تقدم المهمة
- تواريخ المهمة
- تعليقات المهمة وحالة النشاط
تعمل هذه الطريقة بشكل جيد مع قوالب الخطط، حيث تحتاج إلى إنشاء إصدار جديد على نحو منتظم.
السحب بين السطول لتعديل المهام في Microsoft Planner
افتراضيًا، يتم تجميع مهامك ضمن المجموعات التي تستخدمها: المهام، أو قيد التقدم، أو مهام منتهية، أو أي مجموعات أخرى قمت بإنشائها.
وبالإضافة إلى ذلك، يمنحك تطبيق Planner أيضًا خيار لتجميع المهام استنادًا إلى الخصائص، مثل تاريخ الإتمام، أو حسب الأولوية والمزيد.
لذا، إن أردت تغيير مجموعات المهام الخاصة بك، انقر فوق الزر “Group By Bucket” في الجزء العلوي الأيمن من واجهة تطبيق Microsoft Planner.
ثم اختر خاصية مختلفة لتجميع المهام استنادًا إليها، وستتم إعادة ترتيبها بشكل تلقائي. فمثلًا، إذا اخترت الأولوية (Priority)، فسيتم تجميع مهامك في مجموعات “أولوية” جديدة.
يمكنك سحب وإسقاط المهام بين هذه المجموعات (أو كما تسمى “سطول”) لتغيير الخصائص. فإذا بدأت في الاختبار ووجدت بعض المشكلات، مثلًا، يمكنك تجميع المهام حسب مدى التقدم (Progress) وبعدها اسحب المهام التي قمت باختبارها مرة أخرى إلى عمود “In Progress”.
بعد ذلك، يمكنك التجميع حسب “Assigned To” واسحب المهام في مجموعات المحال إليه الذي يحتاج إلى حل المشكلات أو في المجموعة “Unassigned” إذا كان بإمكان أي شخص استلامها.
هذه العملية أسرع بكثير وأكثر سهولة من فتح كل مهمة وتعديل كل حقل بداخلها على حدا.
إضافة مهام وتغيير التواريخ في عرض الجدول الزمني
إن كنت ترغب في رؤية مهامك وفقًا للتاريخ المقرر، فانقر على خيار “Schedule” في أعلى الخطة. سيؤدي هذا إلى عرض المهام الخاصة بك داخل لوحة التقويم. ويمكنك إضافة مهام جديدة، أو سحب المهام إلى أيام مختلفة لمنحهم تواريخ جديدة، أو نقل المهام خارج التقويم لإزالة التاريخ المقرر نهائيًا.
بشكل افتراضي، يتم عرض الجدول الزمني وفقًا للشهر الحالي. لكن يمكنك النقر فوق الزر “Week” لعرض التقويم حسب الاسبوع بدلًا من ذلك.
يعُد “عرض الجدول الزمني” من الطرق الرائعة في تطبيق Planner للحصول على نظرة شاملة لكل ما عليك القيام به. من الأسهل بكثير فهم عبء العمل الخاص بك عندما يمكنك رؤيته بصريًا على التقويم.
وسواء كنت تقوم بالعرض حسب الأسبوع أو الشهر، يمكنك سحب وإسقاط أي مهمة إلى تاريخ جديد لتغيير التاريخ المقرر بكل سهولة.
يمكنك أيضًا سحب أي مهمة من قائمة “Unscheduled Tasks” إلى التقويم لإعطائها تاريخ محددّ. والعكس صحيح، يمكنك سحب مهمة من التقويم إلى قائمة “Unscheduled Tasks” لإزالة الموعد المقرر.
بإمكانك أيضًا إضافة مهام جديدة بالنقر على زر Add Task، أو بالنقر فوق علامة (+) في أي تاريخ في التقويم، علمًا بأن هذا التاريخ سيكون هو التاريخ المقرر للمهمة.
مرة أخرى، تمنحك طريقة عرض الجدول الزمني منظورًا مختلفًا لمهامك، بالإضافة إلى توفير رؤية بديهية لكمية المهام القادمة المطلوب منك إنجازها.
عرض جميع المرفقات في مخزن ملفات المخطط
بمرور الوقت، يمكن أن تحتوي الخطة على الكثير من المرفقات، سواء كانت صورًا أو مستندات أو جداول بيانات أو أي شيء آخر. وإذا كنت تريد العثور على مرفق مُعين، يمكنك العثور عليه في مخزن الملفات.
ما عليك سوى النقر على زر القائمة (…) أعلى الخطة، وحدد خيار الملفات (Files). سيؤدي هذا إلى فتح علامة تبويب جديدة في المتصفح، حيث يظهر موقع SharePoint الذي يقوم بتخزين كافة الملفات من المهام الخاصة بك.
يمكنك إضافة ملفات أو تعديلها أو حذفها، ولكن كن حذرًا، فإذا حذفت ملفًا من هذا الموقع، فسيتم حذفه من الخطة أيضًا.
مع ذلك، إذا كان لديك الكثير من المرفقات في مهامك وتحتاج إلى العثور على أحدها بسرعة، فهذه هي الطريقة المثلى للقيام بذلك.
