عند الحديث عن مايكروسوفت أوفيس إكسل ، ردود الفعل تختلف… فهناك من يكرهه وهناك من يحبه في حين أن هناك من يرى أن التعامل مع هذا البرنامج صعب واحترافه بعيد المنال.
إكسل، ورغم أن العديد يفضل خيارات أخرى لتخزين البيانات ومشاركتها على مختلف المنصات، لا زال الخيار الأول في عالم الأعمال.
البرنامج يُستعمل لإنجاز موديلات وتحليلات معقدة بالإضافة إلى تخزين كم هائل من البيانات في ملف واحد. هذا الأمر يجعل إكسل الخيار الأول والأقوى حتى وإن توفرت بعض البدائل الأخرى التي لا يمكنها في الحقيقة تعويضه.
إذا كنت من مستعملي هذا البرنامج، قد تجد أنه يستهلك الكثير من الوقت. لهذا السبب، نقترح عليك بعض النصائح التي يمكنها أن توفر لك عدة ساعات بشكل أسبوعي.
آلة حاسبة مخصصة
القدرات الحسابية لإكسل هائلة وهي تتجاوز عمليات الجمع أو الفرق البسيطة. إذا كنت تحتاج إلى بعض هذه العمليات المعقدة باستمرار، يمكنك جعل إكسل يقوم بها دون الحاجة إلى الحساب اليدوي.
في مجال المالية مثلا:
- قم بفتح ملف إكسل جديد واكتب في الخانات أسماء النتائج التي تريد: نسبة الفائدة، القيمة الحالية، القيمة المستقبلية…
- اختر الخانة التي تريد أن تحتوي على النتائج ثم توجه إلى Insert ثم Function ثم Insert Function ثم اختر Financial لتظهر لك كل الصيغ المالية.
- اختر أي صيغة تريد ليتم فتح نافذة صغيرة تمكنك من إدخال البيانات التي تحتاجها للقيام بالعملية الحسابية.
- اضغط على OK لتظهر لك النتيجة وتكون قد انتهيت من العملية.
- يمكنك من الآن فصاعدا أن تقوم بنفس الأمر مع كل الصيغ.
استعمال الصيغ المحاسبية والمالية
إكسل خيار رائع للقيام بالعمليات التي يحتاجها كل محاسب، مدير مالي، محلّل مالي… لإعداد التقارير المالية أو تطوير موديلات حسابية لتوقع المبيعات، تتبع النفقات…
إذا كنت صاحب شركة أو مشروع ناشئ يمكنك أن تحصل على مثل هذه المعلومات وتتبعها دون الحاجة إلى الاتصال بالمحاسب في كل مرة وذلك بفضل الجداول المحورية “Pivot tables”.
للقيام بذلك:
- افتح ملف جديد واضغط على الخانة A1 ثم اضغط على Number في الأعلى.
- من خلال خيار Format Cells اختر Accounting واضغط على OK إذا لم تكن تريد أي تعديلات إضافية.
- يمكنك بعدها تطبيق هذه الصيغة على الخانات التي تريد.
- هناك عدة صيغ يمكن استعمالها وتعديلها كالتدفقات المالية، تقادم الأصول…
- بعد تطبيق هذه الصيغ، يمكنك استعمال صيغ أخرى لربط أعمدة أخرى كالتاريخ، المبلغ، الرصيد…
تحويل الأرقام إلى رسوم بيانية
من السهل جدا تحويل البيانات إلى رسوم بيانية لجعل فهمها وتحليلها أسهل بكثير.
- في البداية قم بإدخال البيانات في الجدول. مثلا، الخانة A1 ستحمل اسم “Date”، أي التاريخ و B1 اسم “Income”، أي الإيرادات. في العمود الخاص بكل خانة، قم بإدخال البيانات الخاصة بها.
- عند الانتهاء من إدخال البيانات، اختر الخانة في أعلى اليسار ثم، مع الضغط على Shift، اضغط على الخانة في أسفل اليمين ليتم اختيار البيانات.
- بعد ذلك اضغط على Insert ثم اختر Chart ثم Recommended Charts.
- اختر الرسم البياني الذي يناسبك أو اضغط على All Charts لإظهار خيارات أخرى.
اليوميات وجدول المواعيد
من المرجح أنك تستعمل تطبيقا أو برنامجا خاص لتنظيم جدول أعمالك.
رغم ذلك، إذا كنت تريد تقليل عدد البرامج التي تستخدمها، قد يكون من الجيد أن تجرب استعمال إكسل لتنظيم وقتك.
إكسل يمكنك استعماله لتنظيم وقتك في شتى المجالات: الدراسة، الوظيفة، المشروع الخاص، التمارين الرياضية…
يمكنك استعمال الألوان للتفريق بين التصنيفات والمجالات المختلفة لتصبح أكثر إنتاجية وفعالية.
- في البداية، قم بإجراء القليل من البحث عن كيفية استعمال إكسل كجدول زمني ثم قم بالبحث عن بعض التصميمات الجاهزة.
- اطلع على هذه التصميمات ثم اختر الذي يناسبك منها.
- قم بالتعديلات التي تراها مناسبة وابدأ في إدخال البيانات.
جلب البيانات وتحديثها من الانترنت
إكسل يمكنه تحديث بعض البيانات مباشرة من الإنترنت كسعر الأسهم، العملات، نتائج المباريات، الرحلات الجوية… أو أي بيانات أخرى تتم مشاركتها بشكل حي من قواعد البيانات.
الأداة التي تمكنك من القيام بهذا الأمر هي Get & Transform/Power Query وهي متوفرة في أوفيس 2010 فما فوق.
إذا كنت تستعمل أوفيس 2010 يمكنك تحميل الأداة من هنا. بالنسبة لأوفيس 2013 وما بعده، الميزة مدمجة بشكل افتراضي.
لاستخدام الأداة:
- اضغط على Power Query أو Data ثم New Query ثم From Other Sources ثم From Web.
- سيظهر لك مربع لتقوم بإدخال العنوان الخاص بالبيانات بالإضافة إلى معلومات التسجيل في حال كانت مطلوبة.
- سيتم فحص صفحة الويب ثم تحميل البيانات في Navigator Pane من تبويب Table View.
- من القائمة التي تظهر لك، قم باختيار الجدول الذي تريد.
- أخيراً، اضغط على Load ليتم تحميل البيانات وإظهارها على إكسل.
أخيرا، يمكنك استعمال هذه البيانات كما تريد في جداولك وسيتم تحديثها بشكل مستمر.
