يعاني العديد من المستخدمين من عدم معرفتهم بكيفية كتابة الرموز والحروف المميزة في برنامج الوورد، حيث تزخر اللغات بالعديد من الحروف والرموز التي لا يمكن أن تستوعبها لوحة المفاتيح أو بالأحرى لا يمكن أن يتم تخصيص زر خاص لها، حيث أن هنالك خيارات لا تعد ولا تحصى من الرموز والحروف الغريبة التي قد تكون جزءًا من لغة معينة، ويحتاج المستخدم في حالات معينة لإضافتها ضمن نص ما.
فعلى سبيل المثال، تعد اللغة الفرنسية التي تدرس في بلدان عربية مثل المغرب، تونس، الجزائر…من بين اللغات التي تعج بحروف كثيرة قد لا يستطيع المستخدم الولوج إليها بسهولة عبر لوحة المفاتيح، أو يحتاجها فقط في حالات معينة، نفس الشيء ينطبق على الرموز الخاصة مثل ® و√ التي ربما لا يستطيع العديد من المستخدمين الوصول إليها بسهولة عبر لوحة المفاتيح، لكن برنامج مايكروسوفت وورد يتوفر على طرق واختصارات للوصول إلى مثل هذه الحروف والرموز.
ولعل أكثر الطرق المعروفة هي صندوق الرموز، حيث يتميز برنامج الوورد بنافذة تزخر بالعديد من الرموز والحروف المميزة، حيث سيجد المستخدم غالبًا ضالته في هذا الصندوق الذي يمكن الوصول إليه من خلال النقر على تبويب Insert في برنامج الوورد ثم النقر على أيقونة الرموز ورموز أخرى:
لتظهر نافذة صندوق الرموز الذي يمكن من خلاله اختيار الرمز الذي يريد المستخدم إضافته مع إمكانية التعرف على اختصار لوحة المفاتيح الذي يتيح طباعة الحرف أو الرمز مباشرة ضمن برنامج الوورد دون الرجوع إلى صندوق الرموز في كل مرة، وهي الطريقة الأخرى التي يمكن استخدامها لكتابة الرموز والأحرف المميزة لكنها تتطلب تذكر الاختصار الذي يستوجب غالبًا النقر على أكثر من زرين في نفس الوقت مثل alt + 144 لطباعة É على سبيل المثال.
