إذا كنت تقوم بإدارة إحدى المشروعات الريادية وترغب بتعيين شخص ما لتولي مهام المساعد الإداري فهذا الموضوع يساعدك في التعرف على الواجبات والمسؤوليات والمهارات الرئيسية التي يجب أن تكون في الوصف الوظيفي للمساعد الإداري.
بدون المساعد الإداري المناسب، يصبح فريق العمل داخل الشركة مرهقاً وغير منظم ولهذا السبب يرغب الكثير من رواد الأعمال في اختيار الشخص المناسب لتولي هذه المهمة.
يساعدك الوصف الوظيفي التالي للمساعد الإداري لجذب أفضل المرشحين إلى شركتك حتى يتمكن فريقك من الأداء بأعلى إمكاناته، كما سيكون هذا الوصف مفيداً للأشخاص الراغبين بتولي المهمة حيث يمكنهم معرفة أهم الأشياء التي يبحث عنها أصحاب الأعمال.
المعلومات الواردة أدناه تمنحك أهم المعلومات التي يجب عليك معرفتها في رحلتك للبحث عن موظف رائع يتولى منصب المساعد الإداري.
مهام المساعد الإداري
1- توفير الدعم الإداري لضمان التشغيل الفعال للمكتب.
2- تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات.
3- تنفيذ الواجبات الإدارية المكتبية، وإنتاج وتوزيع مذكرات المراسلات والخطابات والنماذج.
4- الاحتفاظ بقوائم الاتصال.
5- إدارة ترتيبات السفر للموظفين أثناء العمل مثل حجز الرحلات الجوية والسيارات والفنادق والمطاعم.
6- الرد على المكالمات الهاتفية وتنفيذ اتصالات مهذبة ومهنية مع عملاء الشركة، سواءً عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني وغيرها.
7- دعم الفريق من خلال أداء المهام المتعلقة بالتنظيم والتواصل القوي.
8- تطوير الموظفين الإداريين من خلال توفير المعلومات والفرص التعليمية.
9- ضمان تشغيل المعدات من خلال استكمال متطلبات الصيانة الوقائية والمطالبة بالإصلاحات والحفاظ على قوائم جرد المعدات وتقييم التقنيات والمنتجات الجديدة
10- المحافظة على مخزون الإمدادات عن طريق فحص المخزون وطلب الإمدادات اللازمة
11- استلام وفرز وتوزيع البريد
12- إدارة مواعيد الموظفين
13- تطوير وتحديث الأنظمة الإدارية لجعلها أكثر كفاءة
مؤهلات وظيفة المساعد الإداري والمهارات الواجب توافرها
1- درجة الدبلوم أو البكالوريوس في أحد المجالات ذات الصلة. ممكن لأصحاب الخبرات التقديم على الوظيفة بالشهادة الثانوية فقط.
2- خبرة 3 سنوات كمساعد إداري
3- رخصة قيادة سارية المفعول
4- معرفة عميقة ببرامج مايكروسوفت أوفيس مثل وورد، وإكسل، وباوربوينت.
5- قدرة على إدارة العمليات وحل المشاكل
6- مهارات اتصال شفوية وكتابية
7- مهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات العمل
