نستعرض معكم نصائح مهمة لإجراء اجتماعات الفيديو من المنزل ..
بسبب انتشار فيروس كورونا المستجد (COVID-19) تحول العاملون عبر المؤسسات من العمل من المكاتب إلى العمل من المنزل، وهو الأمر الذي أدى بدوره إلى انتقال جلسات العمل من غرفة الاجتماعات إلى تطبيقات اجتماعات الفيديو عبر الإنترنت.
ولكن إذا كنت حديث العهد بعقد اجتماعات الفيديو عبر حاسوبك أو هاتفك الذكي، فنحن هنا من أجل مساعدتك على بدء اجتماعات الفيديو من المنزل بشكل صحيح !
12 نصيحة لعقد اجتماعات الفيديو الناجحة
إغلاق أي برامج أخرى مفتوحة
قبل أن تبدأ بالإنضمام إلى مؤتمر الفيديو، خذ بعض الوقت لحفظ الأعمال التي كنت تقوم بها على الكمبيوتر وأغلق أي برامج لن تحتاجها.
على وجه الخصوص، البرامج التي تحتوي على بيانات شخصية أو تلك التي تستهلك قدر كبير من قدرات المعالج المركزي (CPU) وموارد الكمبيوتر.
سيؤدي وجود الكثير من البرامج المفتوحة إلى تراجع أداء الحاسوب أثناء إجراء مكالـمات الفيديو. وذلك لأن المـكالمة نفسها تتطلب الكثير من الموارد، خاصة إذا كنت تستخدم لاب توب بإمكانيات ضعيفة نوعًا ما.
فإذا لاحظت أن مراوح التبريد تصدر صـوتًا أعلى من المـعتاد أثناء المكالمة أو بدأ برنـامج المـحادثة بالتأخر في الاستجابة، فقم بإغلاق جميع التطبيقات المفتوحة الأخرى.
هذا الأمر مفيد كذلك لتجنب تشتيت الانتباه نتيجة تلقي الاشعارات المستمرة من برامج الدردشة مثل واتساب أو مسنجر أو حتى متصفح الويب إذا كانت خاصية إرسال الاشعارات ممكنة فيه.
اتخذ الإجراءات الاحتياطية قبل مشاركة الشاشة
قد تحتاج أثناء عقد اجتماعات الفيديو إلى مشاركة شاشة حاسوبك مع المشاركين في المحادثة الجماعية. وإذا كان الأمر كذلك، فمن الجيد اتخاذ بعض الإجراءات الاحتياطية أولاً حتى لا يرى الأشخاص أي بيانات شخصية أو شيء قد يضعك في موقف مُحرج.
يمكنك أنّ تبدأ بفتح متصفح الويب وغلق جميع علامات التبويب المفتوحة، خاصة أي شيء لا تريد أن يراه أي شخص آخر، مثل محادثاتك على الفيسبوك.
بعد ذلك، قم بتمكين وضع “عدم الإزعاج” أو “Focus Assist” في نظام التشغيل سواء ويندوز أو ماك، فهذا يضمن ألا يرى الآخرون عن طريق الخطأ إشعارات الرسائل الخاصة أثناء مشاركة الشاشة.
تحقق من اتصال الإنترنت قبل بدء اجتماعات الفيديو
قبل أن تبدأ مكالمة الفيديو، قم بفتح متصفح الويب وأتجه إلى موقع مثل Fast.com أو Speedtest.net لاختبار سرعة الإنترنت لديك.
إذا اكتشفت أن لديك سرعة اتصال غير كافية، فعليك الاقتراب من الراوتر أو تجربة بعض النصائح الأخرى لتعزيز إشارة الشبكة اللاسلكية.
اجلس في مكان مُضيء وخلفية محايدة
من الأفضل عقد مؤتمرات الفيديو في مكان يتمتع بإضاءة طبيعية ومشرقة. بهذه الطريقة، سيكون وجهك واضحًا.
ولكن إذا كانت غرفتك لا تحتوي على الكثير من الإضاءة الطبيعية، فحاول الجلوس تحت مصابيح الفلورسنت (لا شيء شديد القسوة) أو قم بوضع مصدر الإضاءة الأساسي خلف الكاميرا.
ويُفضل أيضًا اختيار مكان بخلفية محايدة اللون، ولا يظهر بها شيء ملفت للانتباه. إذا كنت تجلس أمام حائط، فيجب أن يكون ذلك جيدًا جدًا. وإذا لم تتمكن من العثور على خلفية مناسبة، يمكنك محاولة تعتيم الخلفية افتراضيًا باستخدام الذكاء الاصطناعي المُدمج مع برنامج Skype أو برنامج Zoom.
اختبر الكاميرا والصوت
قبل بدء مكالمة الفيديو، تأكد من أن كل من أجهزة الفيديو (الكاميرا) والصوت متصلة وتعمل بشكل صحيح.
لحسن الحظ، فإن معظم برامج عقد اجتماعات الفيديو لديها بالفعل خدمة لإجراء مكالمة اختبار. فقط كل ما عليك هو البحث في قائمة الخيارات أو الإعدادات في برنامج المحادثات الذي تستخدمه.
على سبيل المثال، في برنامج Skype يمكنك اختبار الصوت عن طريق مكالمة اختبار بالانتقال إلى قسم “Audio and Video” في نافذة “Preferences” لإجراء مكالمة تجريبية.
وضع الكاميرا على مستوى العين
من المهم أن تضع الكاميرا على المستوى الأمثل. حاول وضعها في مستوى العين بحيث لا تنظر لأعلى أو لأسفل.
فى حالة استخدام لاب توب، قم بوضع شيئًا تحته لرفعِه قليلًا حتى تصبح العين على نفس مستوى عدسة الكاميرا.
أيضًا، عندما تتحدث، لا تنظر إلى نفسك أو الى نافذة الدردشة على الشاشة – انظر مباشرة إلى عدسة الكاميرا. بهذه الطريقة، لن يشعر الآخرون بأنك مشتت.
احصل على ميكروفون أو كاميرا أفضل
إذا كنت تجرى اجتماعات الفيديو بشكل متكرر، يجب أن يعمل الميكروفون والكاميرا المدمجان مع اللاب توب بشكل جيد لتأدية الغرض.
ولكن إذا كان هذا اللاب توب قديم جدًا، فقد تلاحظ أن الصورة في الفيديو ليست واضحة تمامًا. في هذه الحالة، ستحتاج إلى شراء كاميرا ويب جديدة عالية الجودة من حيث الصوت والصورة.
حاول أيضًا أن تستخدم سماعات الرأس أو سماعات الأذن إذا كنت ستصبح جزءًا من الاجتماعات عبر الإنترنت يوميًا. نظرًا لقربه من فمك، سيبدو أفضل من استخدام الميكروفون المدمج مع اللاب توب بحيث يصبح الصوت أكثر وضوحاً. ولتجنب تأخر الاستجابة، استخدم سماعات الرأس السلكية.
تأكد من تنظيم كل شيء قبل بدء الاجتماع
إذا كنت تنظم اجتماعًا، فحاول تجهيز جميع نقاط المناقشة والمستندات المطلوبة بشكل مُسبق. إذا كان زملاؤك بحاجة إلى رؤية مستند ما خلال الاجتماع، فأرسل نسخة منه لهم قبل البدء وتأكد من أن كل شخص لديه حق الوصول إلى جميع البيانات الضرورية.
بهذه الطريقة، لن تضطر إلى قضاء الدقائق القليلة الأولى من المكالمة بانتظار إستعداد الجميع بسرعة.
ارتدي ملابس مناسبة أثناء اجتماعات الفيديو
لأنك تعمل من المنزل فهذا لا يعني أنه يمكنك حضور الاجتماعات بملابس البيت العادية.
بالطبع، ليس هناك حاجة أيضًا إلى المبالغة في ارتداء بدلة كاملة. الحل الوسط هو أن ترتدي ملابس رسمية أو شكلية، أو أيًا كانت قواعد الملبس في مكان عملك. وبالتأكيد، السراويل اختيارية، ولكن لماذا المخاطرة ؟ إذا نسيت إيقاف تشغيل الكاميرا قبل الوقوف في مرحلة ما، فستكون في موقف لا تحسد عليه!
قم بتعطيل الميكروفون عندما لا تتحدث
عندما تكون في اجتماع فيديو مع الكثير من المشاركين أثناء وجودك في المنزل، فمن الأفضل أن تقوم بكتم الصوت أو تعطيل الميكروفون في معظم الأوقات، ثم تنشيط الصوت عندما تريد التحدث فقط.
هذا يزيل أي ضجيج في الخلفية من جانبك. وكذلك إذا كان أي شخص يسير في الغرفة ويبدأ في التحدث أثناء إجراء المكالمة (وهو احتمال وارد للغاية لأنك في المنزل)، فلن تضطر إلى التسرع للعثور على زر كتم الصوت.
ركز في اجتماعات الفيديو وكأنك حاضر شخصيًا
قد يبدو أنّه من المُغرِ النظر في البريد الوارد أو قراءة المقالات أثناء اجتماعات الفيديو ولكن لا يجب أبدًا فعل ذلك. بل حاول قد الإمكان الانتباه عندما يتحدث شخص ما وابق عينيك على الكاميرا.
بشكل عام، تعامل مع هذا الاجتماع بنفس الطريقة التي تعامل بها في اجتماع واقعى — داخل غرفة الاجتماعات. هل يمكنك تصفح المنشورات الترفيهية عندما تكون في غرفة اجتماعات؟
إذا لم يكن كذلك، فلا تفعل ذلك أثناء إجراء مكالمة فيديو خاصة بالعمل أيضًا. بالإضافة إلى ذلك، حاول مقاومة النظر في أنحاء الغرفة، حتى يشعر المشاركين بالاجتماع باهتمامك.
حاول إبقاء الأطفال بعيدًا أثناء اجتماعات الفيديو
إذا كان لديك أطفال، فمن الأفضل أن تطلب من شخص ما الاعتناء بهم أثناء إجراء مكالمة فيديو. إذا لم يكن هناك أي شخص آخر لمراقبتهم، فحاول إشراكهم في نشاط يستمتعون به، مثل مشاهدة أفلام الكرتون.
حتى إذا اتبعت هذه الخطوات، قد يظل أطفالك يقتحمون الغرفة. وهنا ربما ستتذكر الفيديو الفكاهي للأطفال الذين قاطعوا والدهم Robert Kelly خلال مقابلته مع قناة BBC News. ولكن بالنظر إلى الوضع الحالي، يجب أن يكون جميع الحاضرين متفهمين للغاية. وإذا حدث ذلك، اطلب من زملائك ما إذا كان بإمكانك الابتعاد للحظة، وسوف يفهمون بالتأكيد.
